Hausverwaltung - Rechtsanwalt Andreas Jacke - Singen

Hausverwaltung

Ich bin seit 1996 tätig in der Verwaltung von Eigentumswohnanlagen (WEG-Verwaltung) und von Mietwohnungen (Mietverwaltung).

Begonnen habe ich meine Verwaltertätigkeit 1996 mit der Verwaltung eines 10-Familien-Wohnhauses in Volkertshausen. Durch gute Arbeit und Fortbildung auf dem Gebiet der WEG-Verwaltung sowie durch meine juristische Ausbildung, die den Kunden in Form besonderer Fachkenntnis einen Mehrwert bietet, konnte ich meinen Kundenstamm kontinuierlich erweitern. Ich biete meinen Kunden eine umfassende Betreuung rund um ihre Immobilie.
Ich verwalte Wohn- und Geschäftshäuser sowie Eigentümergemeinschaften in der Region Hegau und Radolfzell. Mein Kundenbestand umfasst Objekte in Singen, Radolfzell, Engen, Volkertshausen und Rielasingen-Worblingen. Ich verwalte insgesamt 11 Objekte in der WEG- und Mietverwaltung.

Um auf dem neuesten Stand des fachlichen Wissens zu sein, lege ich großen Wert auf regelmäßige Fortbildung im WEG und Mietrecht. Ich beabsichtige in nächster Zeit einen Fachanwaltskurs für Miet- und WEG-Recht zu absolvieren.
Besonderen Wert lege ich darauf, Eigentümerversammlungen innerhalb des 1.Quartals nach Ende der letzten Abrechnungsperiode durchzuführen.
Bei der Abrechnung in der Mietverwaltung erhalten Sie zusätzlich eine Einnahmen- und Ausgabenaufstellung, die Sie benötigen wenn Sie als Vermieter die Einnahmen und Ausgaben Ihrer Wohnung steuerlich geltend machen wollen.

Miet-Verwaltung

Kaufmännische Verwaltung

Hierzu gehört:

  • Wahrnehmung der Rechte des Auftraggebers gegenüber allen Behörden einschließlich Grundbuchämtern, Hypotheken- und Darlehensgläubigern, Lieferanten, Handwerkern sowie Mietern und Pächtern im Einvernehmen mit dem Auftraggeber.
  • Abschluss und Kündigung von Mietverträgen im Einvernehmen mit dem Auftraggeber.
  • Vereinnahmung des gesamten Mietinkassos einschließlich aller Umlagen.
  • Vereinnahmung und Führung der Mietkautionen nach den gesetzlichen Bestimmungen.
  • Überprüfung und Geltendmachung von Mieterhöhungsmöglichkeiten im Einvernehmen mit dem Auftraggeber.
  • Ermittlung und Durchführung aller Betriebs-, Heiz- und Warmwasserkostenabrechnungen nach den vertraglichen Bestimmungen.
  • Durchführung aller zur ordnungsgemäßen Bewirtschaftung erforderlichen Maßnahmen.
  • Abschluss und Kündigung von Versicherungsverträgen, soweit sie sich auf das Vertragsobjekt beziehen, sowie die Wahrnehmung von Rechten und Pflichten aus diesen Verträgen für den Auftraggeber.
  • Abwicklung des Schriftverkehrs mit den Mietern.
  • Einstellung oder Entlassung von Hilfskräften im Einvernehmen mit dem Auftraggeber.
  • Erteilung von Prozessvollmachten für Zahlungsklagen jeder Art, die sich aus dem Miet-, Pacht- und Nutzungsverhältnis ergeben, sowie für Räumungsklagen und schließlich für die Durchsetzung der Rechte des Auftraggebers im Zusammenhang mit der Verwaltung und Bewirtschaftung des Vertragsobjektes im Einvernehmen mit dem Auftraggeber.
  • Bestellung von Gebrauchsgegenständen und Geräten für die ordnungsmäßige Bewirtschaftung und die Ausstattung des Hausmeisters im Einvernehmen mit dem Auftraggeber.

Technische Verwaltung

  • Laufende Überwachung des baulichen Zustandes und Vergabe notwendiger Reparaturmaßnahmen nach vorheriger Absprache mit dem Auftraggeber.
  • Abschluss von Wartungsverträgen.
  • Aufstellung periodischer Instandhaltungspläne in Absprache mit dem Auftraggeber.

Rechnungslegung

  • Der Verwalter hat halbjährlich jeweils bis zum 15. des dem Abrechnungszeitraum folgenden Monats dem Auftraggeber Rechnung zu legen.
  • Die Jahresabrechnung ist bis zum 30. Mai des folgenden Jahres vorzulegen.
  • Die Ansammlung einer Bauerneuerungsrücklage hat durch den Auftraggeber zu erfolgen.

Zahlungsverkehr

  • Der gesamte Zahlungsverkehr für das verwaltete Objekt wird über Vermieterkonto abgewickelt, das ausschließlich als Verwaltungskonto für das Objekt dient.
  • Mietkautionen werden nicht über ein separates Konto abgewickelt, über das der Verwalter verfügt. Die Kautionen befinden sich im Eigentum der Mieter und stehen diesen nach Auszug einschließlich Zinsen dann zur Verfügung, wenn keine verrechnungsfähigen Forderungen gegen die Mieter bestehen.

Verwaltungsvergütung

Der Verwalter erhält für seine Tätigkeit eine Vergütung zwischen 5 und 7 Prozent (je nach Umfang und Schwierigkeit) der Sollmiete einschließlich aller Nebenkosten zuzüglich des Mietwerts der vom Auftraggeber selbst genutzten Räume. Die Mehrwertsteuer ist darin nicht enthalten.

Beispiel:
Bei einem monatlichen Bruttomietwert von 1.000,00 EUR beträgt die Verwaltervergütung zwischen 50,00 EUR und 70,00 EUR zuzügl. gesetzlicher Mehrwertsteuer. Hierin sind sämtliche Kosten (z.B. Porto, sonstige Sachkosten) enthalten.

WEG-Verwaltung

Leistungen in der WEG-Verwaltung

Zu den Leistungen der Verwaltung gehören insbesondere die unabdingbaren, in den § 27 Absatz 1 + 2 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben. Diese Grundleistungen sichern der Eigentümergemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange. Dieser Aufwand ist mit dem vereinbarten, pauschalen Verwaltungsentgelt abgegolten.

Jahresabrechnung

a) Jahres-Abrechnung
Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/ Teileigentum.

b) Status
Der Status enthält die Angabe über Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten sowie die Kontenstände.

c) Einsicht in Unterlagen der Abrechnung
Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme während der Bürozeiten - nach vorheriger Terminvereinbarung - im Büro der Verwaltung zur Verfügung.

Wirtschaftsplan

Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kosten/Einnahmeart, in Form von Gesamt- und Einzel-Wirtschaftsplänen gem. § 28 WEG je Sonder/Teileigentum.

Geldverwaltung

Führen der auf den Namen der Eigentümergemeinschaft lautenden Bankkonten (Giro- und Anlagekonten etc.); Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach Abstimmung mit den Eigentümern.

Hausordnung

Die Verwaltung sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/ Nutzungsordnungen. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnungen mahnt die Verwaltung bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb.

Technische Kontrolle am Gemeinschaftseigentum

a) Anwesenheit vor Ort
Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen.

b) Sonderfachleute
Soweit notwendig, Beiziehen von Sonderfachleuten auf Kosten der Gemeinschaft, sofern ein Beschluss dafür vorliegt.

Überwachen der Verträge der Gemeinschaft

Betreuen und Überwachen von Leistungen der Vertragspartner der Eigentümergemeinschaft.

Rechnungskontrolle und -anweisung

Rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparatur-Rechnungen, Hauswart- und Münzgeldkassen.

Buchführung

Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft; insbesondere:

Führen und Abrechnen von

  • Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum;
  • Einnahmekonten für Erträge;
  • Ausgabekonten je Kostenart, (ohne Ausweis der Mehrwertsteuer);
  • Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel;
  • Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung);
  • Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge;
  • Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse;
  • Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung;
  • Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, Melden der Gesamt-Heizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzel-/Jahresabrechnung.

Überwachung

Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen, andernfalls erfolgt die Abmahnung des Leistungsrückständigen.

Schlüsselbestellungen

Veranlassen der Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Sonder-/Teil-/Gemeinschaftseigentum.

Auftragsvergabe

a) Empfehlung
Empfehlungen bei der Auswahl der technischen Lösungen, Mitwirken bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum.

b) Klärung
Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.

c) Schadensminderung
Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung.

d) Schriftaufträge
Erstellen der schriftlichen Aufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft bis zu einer Höhe von EUR 500,00 als Geschäft der laufenden Verwaltung zu Lasten der Instandhaltungsrückstellung, sofern nichts anderes beschlossen.

e) Veranlassungen
Veranlassen der Reparaturen und Bauverträge, der Bauleitung und -Überwachung einschließlich Aufmaß und Rechnungskontrolle bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen nach vorheriger Beschlussfassung sofern Beträge der Ziffer 11 a überschritten werden.

Sofortmaßnahmen

a) Veranlassen nach § 27, Abs. 1 Ziffer 3 WEG von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden.

b) Versicherungsschäden
Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum.

Eigentümerversammlung und Niederschrift

a) Eigentümerversammlung
Durchführen einer Eigentümerversammlung mit den dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten.

b) Vorsitz und Niederschrift
Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt der Verwalter den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorgt für eine ordnungsmäßige Niederschrift der Beschlüsse

Sicherheitseinrichtungen

Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein ( TÜV ) z.B.

  • der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter),
  • den Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparatur nach Dachsanierungen),
  • den Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage),
  • den kraftbetätigten Garagentoren,
  • den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen, Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwasserleitungen, Brandschutztüren, Rauchabzugsklappen in den Treppenhäusern etc., Terminvereinbarungen und Abrechnung mit den Beteiligten.